Was Artikel 4 genau verlangt
Der Wortlaut der Verordnung ist knapp. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sollen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Berücksichtigt werden dabei ausdrücklich die technischen Kenntnisse der beteiligten Personen, ihre Ausbildung und Erfahrung, der Einsatzbereich der Systeme und die Gruppen von Menschen, bei denen die KI eingesetzt wird.
Auffällig ist, was dort nicht steht: keine Stundenzahl, kein vorgeschriebenes Curriculum, kein Pflichtzertifikat. Die Verordnung beschreibt ein Ergebnis, keinen Weg. Das gibt Ihnen Gestaltungsspielraum – verlagert die Beweislast aber auf Sie.
Wer als „Betreiber" gilt
Der häufigste Irrtum in der Praxis lautet: „Wir entwickeln doch gar keine KI, das betrifft uns nicht." Die Verordnung unterscheidet jedoch zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln und in Verkehr bringen, und Betreibern, die sie einsetzen. Betreiber ist jedes Unternehmen und jede Behörde, die ein KI-System unter eigener Verantwortung beruflich verwendet.
Praktisch heißt das: Sie müssen nichts programmieren. Es genügt, dass Mitarbeitende ChatGPT für Textentwürfe nutzen, dass Ihr Bewerbermanagement Lebensläufe vorsortiert oder dass Ihre Warenwirtschaft Absatzprognosen erstellt.
Besonders oft übersehen
- KI-Funktionen in gekaufter Software – CRM, Buchhaltung, Personalverwaltung
- Übersetzungs- und Korrekturwerkzeuge im Tagesgeschäft
- Werkzeuge, die Mitarbeitende eigenständig eingeführt haben, ohne die IT zu fragen
- KI-gestützte Funktionen in Kommunikationssoftware und Videokonferenzsystemen
Deshalb beginnt jede sinnvolle Umsetzung mit einer schlichten Bestandsaufnahme: Welche Werkzeuge sind im Haus tatsächlich im Einsatz? Diese Liste ist später auch Teil Ihres Nachweises.
Wie viel Schulung ist „ausreichend"?
Die Verordnung verlangt Angemessenheit. Der Maßstab ergibt sich aus der Rolle der Person, dem Einsatzbereich des Systems und dem Risiko für die betroffenen Menschen. Wer KI ausschließlich für Angebotstexte nutzt, braucht weniger als jemand, der damit Personalentscheidungen vorbereitet oder Kundendaten verarbeitet.
Als inhaltliche Orientierung dienen die Handlungsleitlinien des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung zum KI-Kompetenzaufbau. Sie nennen als Bausteine unter anderem Grundlagenwissen zur Funktionsweise und zu den Grenzen von KI, die Einordnung der eigenen Rolle als Anbieter oder Betreiber, das Erkennen von Risiken und das richtige Verhalten bei Fehlverhalten des Systems.
Und ein Satz, den Sie sich merken sollten: Was nicht dokumentiert ist, gilt im Zweifel als nicht geschehen.
Was bei Verstößen wirklich droht
Hier wird im Markt viel übertrieben. Für Artikel 4 allein sieht die KI-Verordnung keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor. Wer Ihnen für eine fehlende Schulung mit 35 Millionen Euro Strafe droht, verkauft Ihnen Angst. Diese Summe gehört zu Artikel 5, den verbotenen KI-Praktiken.
Das reale Risiko liegt an anderer Stelle. Ab dem 2. August 2026 sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden zuständig; in Deutschland übernimmt diese Rolle die Bundesnetzagentur auf Grundlage des KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetzes, das der Bundestag im Juni 2026 beschlossen hat. Ab diesem Zeitpunkt gibt es erstmals eine Stelle, die Unterlagen anfordern kann.
Hinzu kommt die Beweislast im Schadensfall. Kommt es zu einem Datenschutzvorfall, einer falschen KI-Auskunft an einen Kunden oder einer benachteiligenden automatisierten Vorauswahl, stellen Aufsichtsbehörden, Versicherer und Gerichte regelmäßig dieselbe Frage: Konnten die beteiligten Beschäftigten die eingesetzte Technik überhaupt beurteilen? Ohne Dokumentation lässt sich das im Nachhinein nicht beantworten.
Die Fristen im Überblick
KI-Kompetenzpflicht und verbotene Praktiken gelten – ohne Übergangsfrist.
Nationale Marktüberwachung, Bußgeldrahmen und die Transparenzpflichten aus Artikel 50 greifen.
Durch den Digital Omnibus verschoben; für KI in regulierten Produkten sogar auf 2. August 2028.
Wichtig für die Einordnung: Der Digital Omnibus, den der Rat der Europäischen Union am 29. Juni 2026 endgültig gebilligt hat, verschiebt ausschließlich die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme. Die Kompetenzpflicht aus Artikel 4 ist davon nicht erfasst.
Was Sie konkret tun sollten
Legen Sie ein einfaches Verzeichnis an: Werkzeug, Zweck, Abteilung, Anbieter, Vertragsgrundlage. Auch die Werkzeuge, die niemand offiziell eingeführt hat.
Alle Mitarbeitenden, die KI nutzen. Festhalten: wer, wann, welche Inhalte, welches Ergebnis.
Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten dürfen nie eingegeben werden, wer prüft Ergebnisse, an wen werden Vorfälle gemeldet.
Auffrischung einmal jährlich, zusätzlich bei Rechtsänderungen und neuen Systemen. KI-Kompetenz gehört ins Onboarding.
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Häufige Fragen
Gilt die KI-Schulungspflicht auch für kleine Unternehmen und Selbstständige?
Ja. Die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 kennt keine Mindestgröße und keine Ausnahme für kleine Unternehmen. Maßstab ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern die Rolle: Wer KI beruflich einsetzt, ist Betreiber. Der Umfang der Schulung darf allerdings zum Risiko passen.
Welche Strafen drohen, wenn wir nicht schulen?
Für Artikel 4 allein sieht die KI-Verordnung keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor. Das reale Risiko liegt in der Nachweislast: Kommt es zu einem Datenschutzvorfall oder einer fehlerhaften KI-Entscheidung, fragen Aufsicht, Versicherung und Gerichte, ob die Beschäftigten das überhaupt beurteilen konnten.
Wer kontrolliert die KI-Verordnung in Deutschland?
Die Bundesnetzagentur. Mit dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz wird sie zentrale Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung. Die Marktüberwachung greift ab dem 2. August 2026.