Der Ernstfall kündigt sich selten an. Ein Kunde beschwert sich über eine KI-generierte Falschauskunft, ein Mitarbeiter meldet einen Datenschutzvorfall, oder die Aufsichtsbehörde fragt nach. Dann kommt eine Bitte, auf die sich in diesem Moment nicht mehr reagieren lässt: Weisen Sie nach, dass Ihre Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen.
Die fünf Bestandteile
Was genau wurde vermittelt? Inhaltsübersicht, Dauer, Lernziele. Ohne diese Angabe lässt sich nicht beurteilen, ob die Schulung zum Einsatzbereich passt.
Name, Rolle und Datum. Das Datum ist entscheidend, denn geprüft wird, ob die Kompetenz zum Zeitpunkt des Vorfalls vorlag.
Abschlusstest oder Zertifikat pro Person. Das unterscheidet „hat teilgenommen" von „hat verstanden".
Die Regeln, die im Unternehmen tatsächlich gelten: erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, Prüfpflichten, Meldewege.
Die Verordnung verlangt Kompetenz mit Blick auf den konkreten Einsatzbereich. Sie müssen zeigen können, worauf sich die Schulung bezieht.
Die drei häufigsten Fehler
Eine Info-Mail mit fünf Verhaltensregeln ist keine Schulung und erzeugt keinen Nachweis, weil niemand belegen kann, dass sie gelesen und verstanden wurde.
Wer KI in der Personalauswahl einsetzt, braucht mehr als jemand, der damit Serienbriefe formuliert. Das sollte der Dokumentation anzusehen sein.
Rechtslage und Werkzeuge ändern sich. Ein Nachweis aus dem Jahr 2025 sagt über den Stand 2027 wenig aus.
Wie oft auffrischen?
Eine gesetzliche Pflichtfrequenz nennt die KI-Verordnung nicht. In der Praxis hat sich ein einfacher Rhythmus bewährt: eine Einführungsschulung für alle, die KI nutzen, eine Auffrischung einmal jährlich und eine zusätzliche Unterweisung bei wesentlichen Rechtsänderungen oder wenn ein neues KI-System eingeführt wird.
Der am häufigsten übersehene Punkt ist das Onboarding. Neue Mitarbeitende nutzen die Werkzeuge ab Tag eins. Ist KI-Kompetenz nicht Teil der Einarbeitung, wächst die Lücke mit jeder Einstellung.
Ab wann es konkret wird
Seit dem 2. August 2026 ist in Deutschland die Bundesnetzagentur die zuständige Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung. Damit existiert erstmals eine Stelle, die solche Unterlagen tatsächlich anfordern kann. Das ändert nichts an der Rechtslage seit Februar 2025 – wohl aber an der Wahrscheinlichkeit, dass jemand nachfragt.
Wenn Sie nur eine Sache umsetzen
- Legen Sie einen Ordner an – digital genügt – mit Curriculum, Teilnahmeliste samt Datum, Testergebnissen, KI-Richtlinie und Verzeichnis der eingesetzten Systeme. Fünf Dokumente. Damit sind Sie im Ernstfall in fünf Minuten auskunftsfähig statt in fünf Tagen.
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Häufige Fragen
Bekomme ich einen Nachweis für die Aufsichtsbehörde?
Zum Umfang unserer Schulung gehören ein persönliches Zertifikat, eine Vorlage für den Schulungsnachweis, eine Vorlage für die betriebliche KI-Richtlinie und ein Verzeichnis der eingesetzten KI-Systeme. Eine behördliche Zertifizierung des Kurses gibt es nicht – die sieht die KI-Verordnung für Schulungen auch nicht vor.
Wie oft muss die KI-Schulung wiederholt werden?
Die KI-Verordnung nennt keine Pflichtfrequenz. Bewährt hat sich eine Einführungsschulung für alle, die KI nutzen, eine Auffrischung einmal jährlich und eine zusätzliche Unterweisung bei wesentlichen Rechtsänderungen oder bei Einführung eines neuen KI-Systems.